Senior Referentin / Senior Referent (d/w/m) HR Operations (NUM) Einsatzort: Campus Charité Mitte; Campus Virchow-Klinikum, Wedding Bewerbungsfrist: 23.08.2026

 

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Arbeiten an der Charité

Die NUM-Koordinierungsstelle bildet den organisatorischen Kern des Netzwerks Universitätsmedizin (NUM), eines bundesweiten Netzwerks der 37 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Die Koordinierung des NUM liegt derzeit bei der Charité - Universitätsmedizin Berlin, die die Gesamtprojektleitung innehat und Sitz der Koordinierungsstelle ist. 

Bis voraussichtlich 30.06.2027 wird das NUM weiterhin durch die Charité koordiniert. Parallel wird der Aufbau und die Überführung in eine eigenständige, institutionell durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt geförderte Organisationsstruktur mit ca. 100 Mitarbeitenden vorbereitet. Mit der Überführung der NUM Koordinierungsstelleaus der Charité in die NUM GmbH wird diese Stelle ebenfalls in die NUM GmbH übergehen. 

 

Mit der Überführung verbunden ist der Aufbau einer eigenen, rechtssicheren und leistungsfähigen Personaladministration für die künftige NUM-Geschäftsstelle.  
Für den Aufbau der künftigen NUM-Geschäftsstelle suchen wir eine erfahrene HR-Operations-Persönlichkeit zur Etablierung einer rechtssicheren, leistungsfähigen Personaladministration. Sie verantworten, in Zusammenarbeit mit der Teamleitung für die zentralen Services der GmbH, die Einführung digitaler HR-Tools, etablieren und testen administrative Prozesse mit Dienstleistern und steuern alle HR-Vorgänge entlang des Employee Lifecycles. Dabei agieren Sie als verlässliche, zentrale Schnittstelle zu Payroll, Führungskräften und Mitarbeitenden. 

Die Stelle im Überblick

Sie übernehmen eine zentrale Aufbau- und Betriebsverantwortung für die Personaladministration der künftigen NUM-Geschäftsstelle. In der Aufbauphase definieren Sie gemeinsam mit internen Schnittstellen und externen Dienstleistern Prozesse, Rollen, Systemanforderungen, Datenflüsse, Vorlagen und Zuständigkeiten. Nach Einführung der Strukturen verantworten Sie deren laufenden Betrieb selbst: Sie steuern und bearbeiten die zentralen administrativen HR-Prozesse, sichern deren Qualität und entwickeln sie bedarfsgerecht weiter. Ein wesentlicher Bestandteil der Rolle ist die Einführung und fachliche Ausgestaltung eines HR-/Personaladministrationstools. Dazu gehören insbesondere Prozessaufnahme und Sollprozessdefinition, Rollen- und Rechtemodell, Workflows und Self-Service-Funktionen, Schnittstellen zu Payroll und weiteren Dienstleistern, Testfälle, Abnahme, Go-live-Vorbereitung sowie die Sicherstellung, dass die Prozesse ab Start funktionieren. 
Die Stelle ist ausdrücklich nicht als reine Projekt-, Konzeptions-, Recruiting- oder Koordinationsrolle angelegt. Gesucht wird eine Person, die HR Operations ganzheitlich kennt, Personaladministration bereits praktisch ausgeführt hat und  fachlich belastbare Prozesse aufbauen, in den Regelbetrieb überführen und im Alltag selbst steuern kann. 
Ein weiterer Schwerpunkt liegt zu Beginn auf dem Personalübergang von der Charité in die neue Organisationsstruktur. Dazu gehören die administrative Vorbereitung, die strukturierte Daten- und Dokumentenübernahme, die Klärung von Schnittstellen sowie die rechtssichere Abbildung von Beschäftigungsbedingungen, Fristen, Personalakten und laufenden Vorgängen. 

 

Ihre Aufgaben

• Einführung, Aufbau und fachliche Ausgestaltung eines HR-/Personaladministrationstools in enger Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, einschließlich Anforderungen, Sollprozessen, Rollen-/Rechtemodell, Workflows, Datenfeldern, Schnittstellen, Testfällen, Abnahme & Go-live
• Konzeption, Dokumentation und eigenverantwortliche Steuerung aller zentralen HR-Prozesse entlang des gesamten Employee Lifecycles (u. a. Recruitingadministration, Ein- und Austrittsmanagement, Vertragserstellung, Stammdatenpflege, Arbeitszeit- und Abwesenheitserfassung sowie Elternzeiten und Bescheinigungswesen).
• Operative Bearbeitung und kontinuierliche Optimierung aller personaladministrativen Vorgänge inklusive transparenter Priorisierung, strukturierter Nachverfolgung, Klärung von Mitarbeitendenanfragen sowie der zielgerichteten Eskalation komplexer Sonderfälle.
• Steuerung der Zusammenarbeit mit der Payroll und weiteren externen Dienstleistern inklusive der termingerechten Datenbereitstellung, Fristenüberwachung, Durchführung von Qualitätskontrollen sowie der strukturierten Nachverfolgung und Klärung von Fehlern oder Rückfragen.
• Vorbereitung und administrative Begleitung des Personalübergangs von der Charité in die neu gegründete GmbH, einschließlich Daten- und Dokumentenübernahme, Definition der Personalaktenlogik, Erstellung von Fristenübersichten sowie enger Abstimmung mit allen relevanten Schnittstellen
• Sicherstellung der Einhaltung von arbeits-, tarif-, datenschutz- und zuwendungsrechtlichen Vorgaben innerhalb der administrativen HR-Prozesse in Abstimmung mit den Abteilungen Recht, Datenschutz und weiteren Fachbereichen.  

Danach suchen wir

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Master), z. B. in Personalmanagement, Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Wirtschaftsrecht, Organisationsmanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung 
• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung in HR Operations oder einer ganzheitlichen Personaladministration mit nachweisbarer Verantwortung für den laufenden Betrieb administrativer HR-Prozesse. 
• Nachweisbare Breite über den Employee Lifecycle hinweg: Recruitingadministration, Onboarding, Vertragsmanagement, Stammdaten, Arbeitszeit und Abwesenheiten, Elternzeit, Bescheinigungen, Payroll-Schnittstelle, Vertragsänderungen und Offboarding 
• Nachweisbare Erfahrung mit Einführung, Aufbau oder substantieller Weiterentwicklung eines HR-/Personaladministrationstools, z. B. durch Prozessaufnahme, Rollen- und Rechtekonzepte, Workflowdefinition, Testkoordination, Go-live-Vorbereitung oder Übergang in den Regelbetrieb 
• Fundierte Erfahrung in der Zusammenarbeit und Steuerung  externer HR-Dienstleister, insbesondere Payroll, HR-IT, arbeitsrechtlicher Beratung oder administrativen Services, einschließlich der Datenlieferungen, Fristenkontrollen und Qualitätssicherung 
• Gute Kenntnisse arbeits-, tarif- und datenschutzrechtlicher Grundlagen; Erfahrung in öffentlich finanzierten, tarifgebundenen oder regulierten Strukturen ist von Vorteil 
  Fähigkeit, unklare Anforderungen strukturiert zu erfassen, rechtliche und organisatorische Abhängigkeiten zu erkennen und daraus rechtssichere, praxistaugliche Prozesse und Standards abzuleiten 
• Sicheres und verbindliches Auftreten gegenüber Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Führungskräften, internen Schnittstellen und externen Dienstleistern 
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse  
• Sicherer Umgang mit MS Office, digitalen Kollaborationssystemen und HR- bzw. Dokumentationssystemen 

 

Bitte gehen Sie in Ihrem Anschreiben insbesondere auf folgende Punkte ein: 

• Welches HR-/Personaladministrationstool haben Sie bereits eingeführt, aufgebaut, administriert oder wesentlich weiterentwickelt - und welche Rolle hatten Sie dabei konkret?
• Welche personaladministrativen Prozesse über den Employee Lifecycle hinweg haben Sie selbst im laufenden Betrieb bearbeitet oder verantwortet?
• Mit welchen externen Dienstleistern, insbesondere Payroll oder HR-IT, haben Sie gearbeitet und wie haben Sie Qualität, Fristen und Datenflüsse gesteuert?
• Welche HR-Operations- oder Personaladministrationsprozesse haben Sie selbst aufgebaut, getestet, in den Regelbetrieb überführt und anschließend weitergeführt? 

Das bringt die Charité mit

• Eine verantwortungsvolle Aufbau- und Betriebsrolle mit hoher Gestaltungstiefe im Bereich HR Operations / Personaladministration
• Die Möglichkeit, eine Personaladministrationsfunktion für eine neu entstehende Organisation von Beginn an mit aufzubauen, in den Regelbetrieb zu überführen und dauerhaft zu verantworten
• Ein anspruchsvolles Aufgabenfeld zwischen HR-Systemeinführung, Prozessgestaltung, Dienstleistersteuerung, rechtssicherer Administration und operativer Umsetzung
• Mitarbeit an einem besonderen Transformationsprozess: dem Übergang der NUM-Koordinierungsstelle in eine eigenständige, institutionell geförderte Organisationsstruktur
• Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld im Kontext universitärer Medizin, Forschung und öffentlicher Förderung sowie Zusammenarbeit mit engagierten Kolleg*innen, Führungskräften und externen Partnern
• Vergütung nach TVöD VKA-K unter Berücksichtigung der persönlichen Voraussetzungen 

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E13 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
• Die Arbeitszeit beträgt in Vollzeit 38,5 Wochenstunden
• Die Position ist bis zum 30.06.2030 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am: 23.08.2026
• Kennziffer: 8008

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier. 

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Unsere Anlaufstellen bieten eine persönliche Beratung, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sicherzustellen. Auch im Fall von pflegebedürftigen Angehörigen. Zudem organisieren wir Kinderbetreuung in Ferienzeiten und kooperieren mit Kitas.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.