5 Projektmanager (m/w/d) Nutzervertretung, Inbetriebnahme & Umzug Voll- oder Teilzeit Berlin - Pariser Platz

Ihre Karrierechance bei BRL

Sie übernehmen die zentrale Projektkoordination als Schnittstelle zur Planungs- und Ausführungsseite. Sie strukturieren und priorisieren organisatorische, technische und kaufmännische Anfragen, erstellen und verfolgen eine strukturierte Projektplanung und führen erforderliche Entscheidungen den zuständigen Stellen in unserem Unternehmen zu.

Sie koordinieren die Planungs- und Bauleistungen der verschiedenen Dienstleister, die Bauleistungen der Vermieter sowie unsere Mieterausbauten. Dabei führen Sie die Schnittstellen zusammen, stimmen Leistungen terminlich und inhaltlich ab und verfolgen deren Umsetzung. Kosten, Termine, Qualität und Risiken steuern Sie konsequent aus Unternehmenssicht und machen Abweichungen transparent.

Sie unterstützen bei Leistungsverzeichnissen, Ausschreibungen und Vergaben für die vom Vermieter nach dem Mietvertrag übernommenen Bauleistungen sowie für weitere Planungs- und Bauleistungen des Vermieters, Mieterausbauten und Dienstleistungen. Die wesentlichen Vergabe- und Beauftragungsstände dokumentieren Sie nachvollziehbar.

Sie planen und koordinieren die Umzüge in die Interims- und später in die Zielflächen auf Basis eines abgestimmten Meilenstein- und Ressourcenplans, in enger Abstimmung mit der internen Projektleitung und den betroffenen Bereichen. Technische Anforderungen – insbesondere an Gebäudetechnik und IT-Infrastruktur – stimmen Sie mit den internen Gremien ab, kommunizieren sie an die Vermieter und überwachen ihre Umsetzung. Außerdem erstellen Sie Ausschreibungsunterlagen für Umzugsdienstleister, prüfen Angebote, erstellen Bewertungsmatrizen und begleiten Bietergespräche.

Sie bereiten Baubesprechungen vor, leiten oder begleiten diese mit Vermietern, Architekten, Fachplanern und ausführenden Bauunternehmen. Die Ergebnisse dokumentieren Sie in Protokollen mit Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fristen. Über ein abgestimmtes Reporting informieren Sie regelmäßig interne Gremien und Ansprechpersonen, überwachen vertraglich geschuldete Leistungen, erkennen Abweichungen frühzeitig und wirken an sachgerechten Lösungen mit.

Sie steuern das Änderungs-, Nachtrags- und Risikomanagement. Dazu gehören die inhaltliche und kostenmäßige Prüfung von Angeboten, die Bewertung ihrer Auswirkungen auf Termine und Leistungen, die Unterstützung bei der Rechnungsprüfung sowie die Veranlassung erforderlicher Vertragsanpassungen.

Sie koordinieren Inbetriebnahme, Qualitätssicherung und Übergaben. Dafür integrieren Sie die Bauleistungen des Vermieters und die Inbetriebnahme in dessen Bauablaufplan und führen diesen mit einem nutzerseitigen Meilenstein- und Maßnahmenplan zusammen – einschließlich möglicher Vorab-Übergaben einzelner Teilflächen. Sie koordinieren Planer und Bauunternehmen sowie Möblierung, Ausstattung und Umzug nach Schnittstellen, Zuständigkeiten und Lieferterminen, veranlassen Bemusterungen und begleiten dokumentierte Quality Gates, Abnahmen, Übergaben, Mängelverfolgung, Nachbetreuung und Claim-Management.

Sie verantworten die operative Umzugsvorbereitung und -begleitung. Dazu erstellen Sie einen abgestimmten Ablauf- und Logistikplan mit Reihenfolge, Sektoren, Verantwortlichkeiten und Meilensteinen sowie einen Umzugsleitfaden. Sie organisieren die Übernahme und Rückgabe der betroffenen Bestands-, Interim- und Zielflächen gegenüber den Vermietern, protokollieren Zustände und Abweichungen und kümmern sich um die vertragsgemäße Abwicklung. Zudem planen und führen Sie Informationsveranstaltungen für Umzugsdienstleister und Mitarbeitende durch und steuern die Arbeiten an den Umzugstagen vor Ort – einschließlich operativer Abstimmung sowie kurzfristiger Entscheidungs- und Eskalationswege.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung, z.B. im Bauingenieurwesen, in der Architektur, im Facility Management, im Immobilienmanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung.

Sie haben bereits Um- und Ausbauten sowie Umzüge von Nutzern in Büroflächen erfolgreich koordiniert und wissen, worauf es bei den Schnittstellen zwischen Mieter, Vermieter, Planung, Bauunternehmen und Mieterausbauten ankommt.

Sie verfügen über stressresistente Erfahrung in der Einrichtung und Steuerung von Projektorganisationen, inkl. Rollen- Verantwortlichkeitserklärung, Reporting, Risiko- und Eskalationsmanagement sowie der Pflege belastbarer Termin- und Maßnahmenpläne.

Sie arbeiten strukturiert, eigenverantwortlich und behalten auch bei mehreren parallelen Themen und engen Terminen den Überblick; dabei priorisieren Sie Aufgaben transparent und verfolgen Entscheidungen, Maßnahmen und Ansprüche konsequent nach.

Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung als Projektleiter*in für die Steuerung von Mieterprojekten, in der Bauherrenvertretung oder im Interims-Projektmanagement für Büroflächenausbauten mit.

Sie sind sicher im Umgang mit Mietverträgen, Bauverträgen, Bauablaufplänen, Termin- und Maßnahmenplänen, Leistungsverzeichnissen, Vergabeverfahren sowie im Nachtrags-, Änderungs- und Risikomanagement.

Sie treten gegenüber Vermietern, Architekten, Fachplanern und Nachunternehmern verbindlich und durchsetzungsstark auf, moderieren unterschiedliche Interessen und bewahren dabei den kooperativen Ton.

Sie sind während der Projektlaufzeit regelmäßig vor Ort in Berlin und – projektphasenabhängig – in Hamburg verfügbar und bringen die Bereitschaft mit, insb. zu kritischen Meilensteinen und an Umzugstagen persönlich präsent zu sein.

Das bieten wir Ihnen

Entwicklung

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Flexibilität

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Zusammenarbeit

Teamanschluss

Ankommen im Projekt

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